kintone應用開發指南：新手必學8大基礎功能
掌握Kintone的8大基礎功能，快速提升應用開發效率與團隊協作，讓數位轉型變得更簡單。
想快速學會kintone的基礎操作？這篇文章幫你掌握核心技巧！
kintone是一款低代碼開發平台，能讓企業用戶輕鬆建立應用程式，提升效率，減少錯誤。以下是新手必學的8大功能，幫助你快速上手：
- 平台界面與導航：拖拽式操作，80%功能一鍵完成。
- 應用創建：從零開始或使用模板，快速配置欄位與權限。
- 工作流程設置：自動化審批，縮短流程時間。
- 資料管理：匯入、匯出與進階搜尋，確保資料準確。
- 權限控制：多層次權限管理，保護敏感資訊。
- 團隊溝通：內建評論與提醒功能，減少40%郵件往來。
- 外部工具整合：使用外掛或API擴展功能。
- 客製化設計：調整界面與加入程式碼，打造專屬應用。
這些功能不僅能幫助你快速部署應用，也能優化工作流程、提升團隊協作效率。接下來，我們將一步步解析如何實現這些功能，立即開始你的低代碼開發之旅吧！
入口網站的活用技巧與基礎功能介紹
1. 開始使用kintone
熟悉平台介面是後續操作的基礎。以下技巧能幫助您快速找到所需工具。kintone的首頁設計集中管理所有功能，並且大約 80% 的基本操作 都可以通過拖拽完成，這與低代碼開發的理念相符[9][10]。
使用儀表板和入口網站
kintone的入口網站採用簡單易用的網格布局，包含以下主要功能：
| 介面組件 | 主要功能 | 使用建議 |
|---|---|---|
| 應用程式區域 | 顯示並釘選常用工具 | 按使用頻率排序應用程式 |
| 快速訪問選單 | 提供最近使用項目與個人捷徑 | 善用⚡圖標快速導航 |
| 通知中心 | 顯示系統提醒及@提及通知 | 定期檢查，保持資訊更新 |
快速導航技巧
為提高效率，以下快捷鍵組合非常實用：
- Ctrl+E：切換到編輯模式
- Ctrl+S：儲存當前記錄
此外，建議使用「部門-功能」的命名方式，搭配顏色標籤來整理應用，並建立一個中央索引應用來加速查找過程[1][3]。如果使用行動版，核心功能可以通過漢堡選單存取，但完整管理功能仍需切換到桌面版[1][5]。
掌握這些基本操作後，您已經具備創建首個應用的能力。接下來，我們將進一步探討應用的創建流程。
2. 創建您的第一個應用程式
透過直觀的低代碼介面，您可以輕鬆開始創建自己的應用程式，體驗 kintone 的核心功能。
應用程式設置步驟
創建應用程式的過程分為四個主要步驟：
| 步驟 | 操作內容 | 注意事項 |
|---|---|---|
| 初始設置 | 點擊「建立新應用程式」，選擇創建方式 | 可選擇使用模板或從零開始[2] |
| 基本配置 | 設定應用程式名稱 | 建議使用清晰且易於辨識的命名方式 |
| 欄位配置 | 拖放所需欄位至表單區域 | 根據資料類型選擇適合的欄位（如文字、數字或日期） |
| 權限設定 | 在「存取權限」中分配使用者權限 | 建議使用群組分配而非個別指派[12]，並在測試環境進行驗證 |
欄位類型與應用
這些預設欄位組件能幫助您快速完成部署，節省大量時間[1][3]：
- 基礎欄位類型：包括單行文字方塊（如姓名或 ID）、下拉選單（如部門選擇）、日期欄位（如截止日期）以及相關記錄欄位（用於跨應用連結）[12]。
- 基本資料驗證：透過必填設定、格式檢查和數值範圍限制，確保輸入資料的準確性和一致性[11]。
Cybozu Taiwan 的工程師展示了如何在 15 分鐘內創建一款具備狀態追蹤欄位和審批工作流程的專案管理應用[13]。
實用配置建議
- 使用預覽功能即時查看表單效果，確保設計符合需求[2]。
完成欄位配置後，您可以進一步利用工作流程功能實現自動化審批，這將是我們接下來要深入探討的內容。
3. 設定工作流程
工作流程是 kintone 應用程式中用來實現自動化審批的重要功能。
建立狀態和審批流程
工作流程的核心在於狀態管理和審批流轉。以下是設定的核心要素：
| 元件類型 | 關鍵設定 | 使用時機 |
|---|---|---|
| 狀態設定 | 定義狀態名稱與轉換規則 | 草稿→審核中→已核准 |
| 操作按鈕 | 配置狀態切換的觸發器 | 提交、核准、退回 |
| 權限控制 | 根據狀態分配使用者權限 | 主管僅能審核特定金額 |
在實際應用中，以下幾個設定非常重要：
自動通知機制
在「應用設定→通知」中設定狀態變更的自動通知。可指定群組收件人，並插入欄位變數來自訂郵件內容。
多層級審批設定
透過金額門檻來觸發分支路由，支援並行會簽與自動分配審核層級。
"kintone的流程管理功能可明確定義狀態、執行者與操作條件，實現符合企業需求的審批自動化" - Cybozu開發者文檔[14]
實務應用案例
日本電信服務商 MOT/TEL 在導入雲端電話系統時，透過 kintone 工作流程，將原本需要 5 天的預算審批縮短至僅 8 小時，大幅提升了營運效率[2]。
避免常見錯誤：
- 確保設定「初始狀態」參數，避免記錄卡住在未定義的狀態中。
- 使用「預覽模式」測試所有狀態轉換路徑，確保流程順暢。
- 定期檢視稽核日誌，快速發現並處理異常流程。
完善的工作流程需要搭配嚴謹的資料管理。在下一章節，我們將介紹如何設定自動化資料驗證規則以及批量處理技巧。
4. 資料與記錄管理
高效的工作流程需要嚴謹的資料管理，而 kintone 提供了多種工具，讓資訊流更加準確和高效。
資料匯入、匯出與搜尋
在應用程式開發中，資料處理是不可或缺的一環。kintone 提供了一系列實用工具，幫助使用者輕鬆管理資料：
| 功能類型 | 主要特點 | 使用限制 |
|---|---|---|
| 資料匯入 | 支援 CSV 格式、欄位對應功能 | 檔案大小上限 10MB，需採用 UTF-8 格式 |
| 資料匯出 | 支援批次匯出並保留關聯記錄 | 每次最多可匯出 500 筆記錄 |
| 進階搜尋 | 支援條件組合與儲存搜尋條件 | 每個應用最多可設定 3 個索引欄位 |
資料搜尋技巧
Kintone 提供了以下三種主要的過濾方法，方便快速找到所需資料：
- 文字匹配搜尋：適用於快速欄。
- 邏輯組合篩選：支援 AND/OR 條件的靈活篩選。
- 預存查詢條件：可儲存常用的搜尋條件，提升效率。
設定資料規則
為了確保資料的準確性與一致性，使用者可以透過欄位設定來實施驗證規則。
條件公式應用：
以下公式可用於日期欄位，幫助自動設定核准後的追蹤日期：
IF(Status="已核准", TODAY()+7, "")
資料稽核與追蹤
系統會自動記錄以下關鍵資訊，便於稽核與追蹤：
- 建立與修改時間戳記：記錄每次資料變更的時間。
- 編輯者身份：顯示修改資料的使用者。
- 欄位變更歷史：詳細記錄每個欄位的變更紀錄。
效能提升建議
- 建立常用搜尋欄位的索引，並使用伺服器端過濾功能來提升搜尋效率。
- 設定 API 呼叫頻率限制，避免過度使用資源，並定期歸檔舊記錄。
針對重要業務資料，kintone 提供了完善的備份機制，包括每日自動備份（保留 30 天）和手動 CSV 匯出選項[1]。
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5. 使用者存取與安全性
在資料管理中，權限控制至關重要。kintone 提供多層次的權限機制，幫助管理者精確設定每位使用者的存取範圍，確保資料安全。
設定使用者權限
kintone 採用三層式權限架構，讓管理者能靈活控制資料存取，同時保障安全性：
| 層級 | 控制範圍 | 功能 |
|---|---|---|
| 網域 | 全系統 | 控制部門存取 |
| 應用 | 單一程式 | 設定檢視與編輯權限 |
| 記錄 | 個別資料 | 條件式欄位權限設定 |
實用設定技巧
在進行權限設定時，可以參考以下方法，提升效率與安全性：
- 依部門架構配置基礎權限：根據組織架構設定不同部門的存取規則。
- 使用「建立者」欄位進行記錄控制：讓主管能檢視部門所有資料，而員工僅能存取自己建立的記錄。
- 為外部協作設定細節：控制存取時效，並限制敏感欄位的可見性。
記錄層級安全控制
透過「建立者」欄位，實現部門資料隔離。這樣一來，主管可全面掌握部門資料，而員工僅限於查看自己建立的記錄，確保資料分層管理。
外部協作管理
當需要與外部人員協作時，kintone 的訪客空間功能提供了安全保障。以下是幾個重點：
- 設定一次性存取連結的有效期限：限制外部存取時間，避免長期風險。
- 啟用欄位層級限制：隱藏敏感資訊，僅顯示必要內容。
- 開啟活動通知：即時追蹤外部使用者的操作，掌握動態。
透過這些權限設定，團隊可以在安全的環境中高效協作。接下來，我們將探討如何利用內建工具提升溝通效率。
6. 團隊溝通工具
kintone 的內建溝通功能讓團隊協作更加高效，無需頻繁切換平台即可完成日常交流。這些內建工具充分利用了低代碼平台的整合特性，不需要依賴外部通訊軟體，就能輕鬆實現全流程協作。
使用評論與提醒功能
kintone 提供多種溝通工具，幫助團隊成員即時互動，並有效追蹤工作進度：
| 功能類型 | 適用場景 |
|---|---|
| @提及 | 用於品質檢查、任務交接 |
| 串聯評論 | 適合專案討論、解決問題 |
| 自動提醒 | 用於審批通知、截止日期提醒 |
幫助提升溝通效率的小技巧：
- 善用「每筆記錄通知」功能，避免因過多資訊而疲於應對
- 設定條件式提醒，確保重要事項不被忽略
- 利用評論歷史記錄，輕鬆追蹤討論的完整脈絡
這些整合式溝通工具能減少多達 40% 的電子郵件往來[17]，從而顯著提升工作效率。
與外部人員協作
行動版的即時通知功能[16]，確保團隊成員能隨時掌握最新進展，無論身處何地，都能保持高效溝通和資訊同步。
這些即時溝通功能不僅提升了內部協作，也為後續系統整合提供了堅實基礎。接下來，我們將探討如何連接外部工具來擴展應用能力。
7. 連接外部工具
kintone 提供多種擴展功能，讓應用程式能輕鬆整合外部系統。根據統計，78% 的 kintone 用戶至少使用一個外掛程式來提升應用功能[2]，這顯示外部工具連接對用戶的重要性。
使用外掛程式
kintone 市集提供了超過 200 個現成外掛程式[8]，無需編寫程式碼即可擴充應用功能。以下是常見外掛程式類型及其應用場景：
| 外掛程式類型 | 主要功能 | 適用場景 |
|---|---|---|
| 資料視覺化 | 圖表與報表生成 | 銷售分析、專案追蹤 |
| 表單驗證 | 增強資料輸入規則 | 客戶資料收集、訂單處理 |
| 系統整合 | 與其他平台同步 | CRM 整合、ERP 數據同步 |
安裝外掛程式的步驟：
- 進入應用程式設定中的「自訂/服務整合」。
- 從市集中選擇並安裝所需外掛程式。
- 根據應用需求進行設定。
- 使用測試資料驗證功能是否正常運作[12]。
基礎 API 連接
kintone 的 API 使用需求持續攀升，自 2023 年起 API 調用量年均增長 45%[2]。透過 API，您可以：
- 實現即時資料同步
- 自動化文件處理
- 建立更符合業務需求的工作流程
API 整合安全性建議：
- 使用 API 令牌取代密碼驗證
- 設定 IP 位址白名單
- 實施細粒度的權限控制
- 透過 HTTPS 加密傳輸資料[4]
如果您是初學者，建議先使用像 Zapier 這樣的無程式碼工具來進行整合。這類工具提供直觀的圖形介面，可降低整合難度 超過 60%[6]。熟悉之後，再進一步開發直接使用 API 進行介接。
「使用 kintone 的 REST API，我們成功將生產排程系統與庫存管理整合，每 15 分鐘自動同步一次數據，顯著提升了營運效率。」[15]
這些外掛程式與 API 工具不僅能擴展應用功能，也為後續的界面客製化打下基礎。接下來，我們將介紹如何調整視覺元素與加入自訂程式碼，讓系統更貼合企業品牌需求。
8. 客製化您的應用程式
除了整合外部工具，kintone 還提供強大的客製化功能，幫助您打造專屬於企業需求的應用程式介面。
調整視覺外觀
調整應用程式的視覺設計，不僅能改善使用體驗，還能強化品牌形象的一致性。以下是三個主要的調整方向：
| 調整層級 | 功能內容 | 具體效果 |
|---|---|---|
| 企業識別設定 | 自訂企業標誌、主題色彩 | 營造統一品牌形象 |
| 表單布局優化 | 欄位排列、預設檢視 | 提升操作便利性 |
| 狀態顏色標示 | 標示工作流程狀態 | 迅速掌握進度變化 |
快速調整步驟：
- 進入應用設定，選擇「自訂介面」
- 套用預設模板或上傳公司標誌
- 使用拖曳功能調整欄位位置
- 預覽後確認並發布修改
加入自訂程式碼
若需要更進階的功能，您可以透過 JavaScript 和 CSS 進行進一步的客製化。以下是一些實用的開發原則：
1. 版本管理
- 善用平台內建的版本追蹤功能
- 定期備份程式碼，避免資料遺失
2. 安全性重點
- 控制資料存取範圍，確保敏感資訊安全
- 建立適當的驗證機制，防範未授權操作
「透過適當的 CSS 客製化，我們成功為專案管理應用程式建立了色彩編碼的任務優先級指示器，大幅提升了團隊協作效率。」[10]
3. 效能調整
在開發過程中，注意以下事項：
- 減少不必要的 API 呼叫，降低系統負載
- 善用背景處理功能，提升執行效率
- 加入錯誤提示，方便使用者排除問題
對於初學者，建議先從視覺調整入手，熟悉平台後再逐步加入程式碼進行更深入的客製化。kintone 還提供詳細的開發者工具和文件，讓您能結合外掛程式，打造貼合業務需求的解決方案。
結論：持續精進 kintone 開發能力
掌握本文提到的八大核心功能後，企業能立即看到成效。數據顯示，kintone 平台在資料處理、工作流程優化及跨部門協作方面，對推動企業數位轉型有明顯的幫助。
這八大功能是 kintone 開發的基石，所有進階應用都以此為起點。想要充分發揮 kintone 的潛能，可以考慮以下學習方向：
- 參加官方認證課程，建立系統化的知識基礎
- 參與 API 整合工作坊，提升進階技能
- 定期檢查權限設置，並監控使用數據
「根據實際案例數據顯示，結合工作流程自動化與行動通知功能的團隊，核准流程速度提升了 68%，而善用關聯記錄與查詢欄位的使用者，更減少了 40% 的資料輸入時間。」[7]
如果想進一步開發應用，可以聚焦以下幾點：
這些進階應用的實現，離不開對八項基礎功能的扎實掌握。從今天開始，實作第一個應用程式，開啟您的低代碼開發之旅吧！
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